Mục tiêu lưu trữ hồ sơ 5 năm có yêu cầu gì
Ngày nay trong lĩnh vực lưu trữ hồ sơ chúng ta cần có rất nhiều yêu cầu về mặt hình thức và chuẩn bị để có thể thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ cho thật tốt và an toàn mà trong đó chúng ta sẽ phải chuẩn bị rất nhiều thứ cho từng hạng mục lưu trữ hồ sơ khác nhau. Vậy hạng mục lưu trữ hồ sơ nào thường được quan tâm nhiều nhất.
Trong số các hạng mục về lưu trữ hồ sơ thì hạng mục mà chúng ta thường thấy nhất đó chính là lưu kho trong khoảng thời gian 5 năm để từ đó chúng ta sẽ có những chiến lược cơ bản để bảo quản hồ sơ trong thời gian này. Thời gian 5 năm để lưu trữ cho các loại hồ sơ không phải là thời gian quá dài nhưng cũng không phải là thời gian ngắn vì vậy chúng ta cần căn chỉnh thật kỹ càng để có thể thực hiện lưu trữ cho các dạng hồ sơ này có một tiêu chuẩn nhất định và ổn định nhất.
Các bước cần chuẩn bị để lưu trữ hồ sơ trên 5 năm
Để có thể lưu trữ kho lưu (http://www.luuhoso.com) việc đầu tiên mà chúng ta cần chuẩn bị đó là về khoảng cơ sở hạ tầng, chúng ta cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng việc xây dựng kho lưu qua sự dự toán như trong 5 năm chúng ta sẽ phải lưu khối lượng hồ sơ là bao lâu và hủy bao nhiều hồ sơ hết hạn..,. để từ đó chúng ta có thể xây dựng kho lưu trữ hồ sơ theo đúng với diện tích quy định và theo đúng với từng hạng mục mà chúng ta đã nêu ra từ đó chúng ta có thể thực hiện tạo ra một kho lưu có tiêu chuẩn hoàn hảo nhất phục vụ cho tiêu chí lưu kho hồ sơ của chúng ta hiện nay.
Kế đó, mục tiêu của viêc lưu trữ hồ sơ hoàn hảo trrong vòng 5 năm tiếp theo đó chính là hình thức chúng ta thực hiện tối ưu hóa các dạng môi trường lưu trữ sao cho thật tốt. Chúng ta cần đầu tư nhiều loại máy móc có nhiệm vụ tối ưu môi trường lưu trữ chẳng hạn như hệ thống máy điều hòa không khí, máy trao đổi tuần hoàn khí hay các loại máy sấy giúp giữ hồ sơ luôn khô ráo. Đó chính là những tiêu chuẩn mà chúng ta cần chuẩn bị sao cho thật kỹ càng để có thể dễ dàng tối ưu được môi trường cho công tác lưu trữ hồ sơ của mình.
Kế đó là trong khâu vận hành chúng ta phải có những nhân viên lưu trữ chuyên nghiệp, sắp xếp số lượng lớn hồ sơ thật trật tự để từ đó chúng ta có thể dễ dàng truy xuất cũng như quản lý hồ sơ khi mà số lượng của chúng tăng dần theo thời gian trước khi đạt định mức 5 năm.
VINAMOVES - CÔNG TY CHO THUÊ KHO LƯU TRỮ
Địa chỉ: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, Phường 27, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM
Tel: 08-62589547 – 08-62589548
Fax: 08-35562975
Từ khóa: